أولاً: تمويل المخازن:
يقوم أمناء المخازن بإعداد تقديرات باحتياجات المخازن وفق خطة مدروسة حيث يراعي توفير الرصيد الكافي لحاجة العمل طوال العام.
ثانياً: استلام الأصناف وفحصها:
- يقوم أمين المخزن باستلام الأصناف بصفة مبدئية ويقوم بالتوقيع على إشعار بتسليم الصادر من المورد مع الإحتفاظ بصورة منه وتعتبر في عهدة أمين المخزن ولا يجوز الصرف منها أو التصرف فيها قبل إتمام إجراءات الفحص.
- تشكل لجنة لفحص واستلام الأصناف الموردة برئاسة رئيس المخازن أو من ينوب عنه وعضوين أحدهما من موظفي الجهة الطالبة
ويستلزم الأمر أن تضم اللجنة عضو فني أو أكثر..
ثالثاً: إجراءات فحص الأصناف:
- تقوم اللجنة بعمل جميع الإجراءات اللازمة لمعاينة الأصناف وفحصها والتأكد من صلاحيتها ومن مطابقتها للمواصفات المحددة في كراسة الشروط وتحدد اللجنة النسبة المئوية للفحص واختيار العينات بحيث تكون ممثلة للأصناف المطلوب فحصها.
- تقوم اللجنة بعمل محضر لجنة الفحص متضمناً ما قررته اللجنة من قبول أو رفض للأصناف كلها أو بعضها على أن يوقع هذا المحضر من قبل أعضاء اللجنة ويعتمد من الرئيس المباشر.
- يقوم أمين المخزن بفرز الأصناف التي تقرر قبولها عن تلك التي تقرر رفضها.
- يقوم أمين المخزن بإرسال إخطار للمورد يتضمن فيه أسباب رفض الأصناف وتكليفه بنقل الأصناف المرفوضة من المخزن وتوريد مواد جديدة بالأصناف المطلوبة وبنفس الأسعار
.
- في حالة تأخر المورد عن استلام السلع والمواد المرفوضة يتم إشعاره بكتاب مسجل بعلم الوصول لإستلام الأصناف خلال أسبوعين من تاريخه يوضح فيه عدم تحمل المسئولية لحدوث أي أضرار للأصناف نتيجة تأخر الاستلام في خلال الموعد المحدد.
- يقوم أمين المخزن بتسجيل كمية الأصناف في السجلات الخاصة به.
رابعاً: تسجيل الأصناف بدفاتر الشطب:
- يقوم كاتب الشطب بتسجيل الأصناف (الواردة والمنصرفة) في الدفاتر الخاصة به.
- يقوم كاتب الشطب بالمراجعة والتأكد من صحة القيود كل ثلاثة أشهر وذلك بمطابقة الأصناف الموجودة بالدفاتر من حيث الكمية والقيمة مع الأصناف بدفاتر أمين المخزن ويوقع كاتب الشطب في دفاتر أمين المخزن بخانة الملاحظات على الباقي المبين والعكس.
خامساً: حفظ مواد التخزين:
يتم حفظ الأصناف كل منها على حدة في الأماكن المخصصة لها حيث لا تتعرض للتلف أو الفقد أو الهلاك وتقسم الأصناف إلى ( مستديمة – مستهلكة ).
سادساً: صرف الأصناف:
- يتبع أمين المخزن الوارد أولاً ( ويراعي الصرف من الكمية التي قاربت مدة صلاحيتها على الانتهاء)..
- يقوم أمين المخزن بملاحظة الحد الأدنى للأصناف لاتخاذ الإجراءات اللزمة لتموين المخزن من الأصناف التي تحتاجها الإدارة.
- يقوم أمين المخزن برصد حركة كل صنف من واقع السجلات لمعرفة الأصناف الراكدة بالمخزن والأصناف بطيئة الصرف
.
سابعاً: مراقبة العهد:
- يقوم مراقب العهد بعمل ملفات لكل موظف وعامل بالعهد المستلمة
.
- يقوم مراقب العهد بعمل نقل عهدة في الحالات التي تتطلب النقل مثل (الإحالة على المعاش – إنتقال الموظف من إدارة إلى أخرى .... إلخ).
- تسجيل الأصناف المستديمة في سجلات (118 ع.ح.م ).
- يتم عمل محاضر جرد مفاجيء للمخازن كل شهر بمواعيد مختلفة.
- يتم عمل جرد جشني للأختام كل شهر.
• الجرد السنوي:
- يقوم مراقب العهدة بعمل إقرار سنوي في نهاية كل سنة مالية للعهد الشخصية لأصناف المستديمة والمستهلكة والكهنة لكل موظف بإدارة الجامعة ووحداتها لبيان أن الأصناف التي بعهدتهم موجودة بالفعل وأنها بحالة جيدة.
- يتم عمل جرد سنوي كل سنتين ماليتين للعهد الفرعية على مستوى جميع إدارات الجامعة.
- يتم عمل كشوف أرباب عهد لكل موظفي وعمال الجامعة كل سنة وذلك قبل انتهاء السنة المالية بنصف القيمة..
- يقوم كاتب الشطب بالتعاون مع أمين المخزن بإعداد كشوف الجرد السنوي متضمنة البيانات الأساسية للعهدة من حيث الأصناف والكميات والسعر وتتولى لجنة الجرد بعد استلام كشوف الجرد جرد الأصناف صنفاً صنفاً وإثبات الأرصدة الموجودة فعلاً من واقع الجرد بكشوف الجرد وإظهار الفروق إن وجدت وتوقع الكشوف من أعضاء اللجنة.
- يوقع رئيس المخازن على كشوف الجرد بما يفيد إقراره بأن المواد المذكورة في هذه الكشوف تم جردها جرداً فعلياً.
- يتم إرسال صورة من كشوف الجرد إلى المديرية المالية.
• الختامي:
بعد الانتهاء من أعمال الجرد تقوم إدارة المخازن بعمل الختامي الخاص بالمخازن.