مهام ادارة السكرتارية والمحفوظات

1- الإشراف علي استلام وتوزيع المراسلات العاجلة .
2- الإشراف علي مراجعة البريد الوارد وتوجيه للجهات المختصة ومتابعة الصادر
3- الإشراف علي إعداد الفهارس الموضوعية وفهرس جميع المكاتبات الواردة والصادرة .
4- الإشراف علي متابعة إنشاء الملفات والبطاقات والوثائق العامة والشخصية وتنسيقها ومراجعتها وحفظها
5- الإشراف علي متابعة قيد المحفوظات السليمة لغرف الحفظ بعد مراجعتها والتأكد من استلامها وامساك سجل خاص لمحفوظات غرف الحفظ وتطبيق جداول مدد الحفظ .
6- الإشتراك مع المسئولين في رسم السياسة العامة لنظام تسجيل الوارد والصادر وحفظ الوثائق المختلفة بإدارة الجامعة وكلياتها وفروعها واتخاذ الإجراءات اللازمة بتنفيذ هذه السياسة .
7- مراجعة البريد الوارد وتوجيه للجهات المختصة ومتابعة البريد الصادر .
8- متابعة إعداد الفهارس الموضوعية وفهارس الاسماء وفهرس جميع المكاتبات الواردة والصادرة .
9- متابعة إنشاء الملفات والبطاقات للوثائق العامة والشخصية وتنسيقها ومراجعتها وحفظها .
10- متابعة قيد المحفوظات المسلمة لغرف الحفظ بعد مراجعتها والتأكد من سلامتها وامساك سجل خاص لمحفوظات غرف الحفظ .
11- متابعة تطبيق لائحة المحفوظات وتطبيق جدول الحفظ المقررة .
12- استقبال البريد الوارد ومراجعته واستلامه .
13- تلقي الشيكات والحوالات واذون الصرف الصادره والمذكرات من إدارة الحسابات بالجامعة بالجهات واشخاص خارجية وقيدها بالسجلات وتصديرها .
14- فهرسة جميع البريد الوارد والصادر والمذكرات الداخلية طبقاً للنظام الفهرس المستخدم .
15- متابعة البريد الوارد وذلك علي اساس التأكد من ان كل الخطابات التي وردت قد تم الرد عليها وانها قد حفظت في ملفات الموضوعات ومتابعة المختصين بما لم يتم الرد عليه حتي يمكن اتخاذ اللازم بشانها .
16- اعداد وإنشاء البطاقات والفهارس الخاصة بمختلف انواع الملفات والعمل علي تنسيقها وتجديدها .
17- حفظ جميع الخطابات الواردة وصور الخطابات الصادرة والمذكرات وغيرها مما انتهي العمل بها والإشراف علي حركة تداول الملفات بحيث يسهل معرفة مكانها مع العمل علي صيانتها من اى تلف .
18- مراجعة الملفات المحفوظة والتأشير عليها بما يفيد انتهاء العمل بها .
19- القيام بأعمال الحفظ لجميع السجلات والدفاتر والمستندات والاوراق ومستندات جهاز المحاسبات التي انتهي العمل بها وذلك بالطرق التي تضمن سلامتها وذلك فيما يختص بإدارة الجامعة ووحداتها المختلفة والإشراف علي غرفة الحفظ بالجامعة وامساك السجلات الخاصة لذلك ومراجعة ما يتم حفظه من وثائق وسجلات للتأكد من سلامتها قبل الحفظ .
20- الاشتراك مع المسئولين بالجامعة في رسم سياسة الخدمات الداخلية لفرع الجامعة وكلياته واتخاذ إجراءات تنفيذ هذه السياسة .